Come convertire la tesi in PDF/A per la consegna

Redazione formattatesi.it · Aggiornato il 13 giugno 2026

Hai finito di scrivere e impaginare la tesi, ma il portale della segreteria rifiuta il file e ti chiede un "PDF/A". È uno degli ostacoli più frustranti dell'ultimo miglio, perché arriva quando pensavi di aver finito. La buona notizia è che convertire la tesi in PDF/A richiede meno di due minuti, una volta capito cos'è questo formato e dove cliccare. Questa guida spiega cos'è il PDF/A, perché gli atenei lo impongono e come crearlo correttamente da Word, da LibreOffice o online, con i controlli da fare prima di caricarlo.

Cos'è il PDF/A (e in cosa è diverso da un PDF normale)

Il PDF/A è una versione "archivistica" del comune PDF, definita dallo standard internazionale ISO 19005. La differenza fondamentale è una: il PDF/A incorpora tutto ciò che serve a visualizzare il documento dentro al file stesso, a partire dai font. Un PDF normale può rimandare ai caratteri installati sul computer di chi lo apre; se quei font mancano, il testo viene sostituito e l'impaginazione cambia. Il PDF/A, invece, congela l'aspetto: chiunque lo apra, su qualsiasi sistema, oggi o tra vent'anni, vedrà esattamente le stesse pagine.

Per ottenere questa stabilità, il formato impone alcune regole: vieta i contenuti dinamici (JavaScript, audio, video), richiede l'incorporamento dei font e una gestione esplicita dei colori. Esistono diverse "sottoversioni" — le più richieste sono PDF/A-1b e PDF/A-2b — ma per una tesi la differenza è quasi sempre irrilevante: l'importante è che il file sia conforme a uno standard PDF/A.

Perché le università richiedono il PDF/A

Le tesi confluiscono negli archivi digitali degli atenei, che devono conservarle per decenni e renderle consultabili in futuro. Un formato che dipende dai font installati o da plugin esterni non offre questa garanzia. Il PDF/A risolve il problema all'origine ed è per questo lo standard imposto dalla quasi totalità delle segreterie per il deposito digitale della tesi. In pratica, consegnare in PDF/A significa garantire all'università che il documento resterà leggibile e identico nel tempo, senza sorprese di impaginazione.

Metodo 1: convertire da Microsoft Word

Se la tua tesi è in Word, non serve nessun programma aggiuntivo: l'esportazione in PDF/A è integrata. Procedi così:

• Apri il documento e vai su File > Salva con nome (oppure File > Esporta > Crea PDF/XPS).
• Scegli la posizione e seleziona PDF come tipo di file.
• Prima di salvare, clicca sul pulsante "Opzioni…".
• Nella finestra delle opzioni, spunta la casella "Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)".
• Conferma con OK e poi su Salva.

Questo è il passaggio che la maggior parte degli studenti salta: senza spuntare quella casella, Word produce un PDF ordinario, non un PDF/A. Su Word per Mac il percorso è analogo (File > Salva con nome > Formato: PDF > opzione "Best for electronic distribution and accessibility (PDF/A)").

Metodo 2: convertire da LibreOffice o Google Docs

Con LibreOffice Writer (gratuito) la conversione è ancora più diretta: apri il documento, vai su File > Esporta nel formato PDF, e nella scheda "Generale" spunta "PDF/A-1a" o "PDF/A-2b". Conferma con Esporta. È un'ottima soluzione se non hai Word o se Word ti sta dando problemi di conformità.

Se invece scrivi su Google Docs, tieni presente che l'esportazione PDF di Google non produce un PDF/A. La strada migliore è scaricare il documento in formato .docx (File > Scarica > Microsoft Word) e poi esportarlo in PDF/A da Word o LibreOffice con i metodi sopra. In alternativa, scarica il PDF da Google e convertilo come spiegato nel metodo successivo.

Metodo 3: convertire un PDF già esistente

Hai già un PDF "normale" e vuoi trasformarlo in PDF/A senza tornare al file di origine? Hai due possibilità. La prima è Adobe Acrobat (versione Pro): apri il PDF, vai su File > Salva come altro > PDF/A, oppure usa lo strumento di standardizzazione del menu "Prepara per la pubblicazione". La seconda sono i convertitori online gratuiti, che fanno lo stesso lavoro dal browser.

Su questo punto una raccomandazione importante: la tesi è un documento personale e a volte contiene dati sensibili. Se usi un servizio online, scegline uno affidabile, evita di caricare versioni con dati riservati e cancella il file dal server dopo la conversione quando l'opzione è disponibile. Quando puoi, preferisci sempre la conversione locale (Word o LibreOffice), che non invia il documento a nessuno.

Come verificare che il file sia davvero un PDF/A

Non dare per scontato che la conversione sia andata a buon fine: verificala. Il controllo più semplice è aprire il file con un lettore PDF: i visualizzatori conformi mostrano in alto una barra azzurra con la scritta "Questo file dichiara di essere conforme allo standard PDF/A ed è stato aperto in sola lettura". È il segnale più immediato che hai il formato giusto.

Per un controllo più rigoroso puoi guardare le proprietà del documento (in Acrobat: File > Proprietà > scheda Descrizione, voce "Conformità PDF/A") oppure usare un validatore come veraPDF, lo strumento open source di riferimento per certificare la conformità allo standard. La maggior parte dei portali universitari, comunque, effettua un controllo automatico al caricamento e ti avvisa subito se il file non è conforme.

Problemi comuni (e come risolverli)

"Il portale dice che il PDF non è conforme." Quasi sempre hai esportato un PDF normale dimenticando di spuntare l'opzione PDF/A. Ripeti l'esportazione attivando la casella ISO 19005, oppure passa da LibreOffice.

"I font non si incorporano." Può succedere con caratteri scaricati o non standard, privi di licenza per l'incorporamento. Sostituisci quel font con uno comune e sicuro (Times New Roman, Arial, Calibri) e riesporta. È uno dei motivi per cui conviene attenersi ai font classici fin dall'inizio.

"Il file è enorme." Di solito la colpa è di immagini ad altissima risoluzione. Comprimi le immagini in Word (selezionala > Formato immagine > Comprimi immagini) prima di esportare, oppure usa l'opzione "dimensione minima" nelle impostazioni di esportazione PDF.

"Dopo la conversione l'impaginazione è cambiata." Significa che il documento di partenza aveva già problemi strutturali (font misti, layout instabile). In questo caso conviene sistemare il .docx prima di esportare: trovi gli interventi più utili nella guida agli errori di formattazione più comuni.

Una volta capito il meccanismo, il PDF/A smette di essere un ostacolo: due clic in più rispetto a un PDF normale e la tua tesi è pronta per il deposito.